Účet 542: Co znamená a jak ho správně využít v účetnictví

V českém účetnictví se mluví o účtu 542 častěji, než by si většina podnikatelů přála. Když účetní dostane novou složku s doklady, často hledá právě ty, co skončí právě tady. Účet 542 patří mezi ty místo, kam se zaúčtují položky, které vám stát nedovolí odečíst ze základu daně. Nejde o žádné sci-fi, ale o každodenní realitu každého, kdo podniká anebo spravuje firemní finance. Málokdo má účet 542 rád, protože znamená ztracené peníze – na daních prostě neušetříte. Zároveň je to ale jeden z nejdůležitějších účtů, co vám ukážou, kde ve firmě tečou finance zbytečně jinam. Na účtu 542 není prostor pro kreativitu, je v něm jasno – buď je náklad daňově uznatelný, nebo není a jde sem. Pokud chcete znát konkrétní příklady, tipy na to, co do něj patří, a rady, jak se zbytečným chybám vyhnout, právě čtete správný článek.

Účet 542 v praxi: Definice a smysl

Jestli se vám vybavuje názvosloví „účet 542 – Ostatní daně a poplatky“, pamatujete si to správně, ačkoli jeho přesné znění podle aktuální účetní osnovy zní „účet 542 – Ostatní daně a poplatky“. Tento účet najdete mezi nákladovými účty skupiny 54 a používá se všude tam, kde máte náklady související s povinnými platbami státu nebo územním samosprávám, které nejsou daňově účinné, tedy vám nesníží základ daně z příjmů. Příkladem může být například pokuta za špatně zaparkované firemní auto, kterou musíte zaplatit, ale stát ji jako odečitatelný náklad v daňovém přiznání prostě neuzná.

Co všechno na účtu 542 běžně končí? Typicky jsou to například sankce, penále z finančního úřadu, poplatky nebo pokuty, které vám vzniknou během podnikatelské činnosti. Patří sem i správní poplatky, obce vám na základě zákona něco naúčtují, účetní to vysvětlí: tady je to místo, kam to dát. Už to samo ukazuje, jak široký dopad může mít účet 542 na vaši firmu. Nedává po radost – komu by dělalo dobře platit třeba pokutu za nedodržení termínu podání daňového přiznání? Stačí jeden špatný měsíc, a účet 542 se pěkně nafoukne.

Ne všechny poplatky a platby na účtu 542 jsou automaticky problematické. Některé firmy mají složitější strukturu, kde se účet 542 používá například i při účtování ekologických poplatků, recyklačních příspěvků, nebo povinných plateb do státních fondů, které nesouvisí přímo s provozem, ale plynou z legislativy. Pokud nejste účetní, možná budete překvapeni, že do tohoto účtu patří i položky, které jste možná považovali za běžný náklad.

V praxi dost často rozhoduje názor a zkušenost účetní, respektive externího daňového poradce. Některé položky jsou na pomezí, některé jsou jasné hned – například pokuta za špatné parkování neprojde, naopak povinná ekologická daň při koupi některého typu automobilu, o které mluví zákon, může být uznatelné, pokud splníte podmínky zákona.

Opravdu užitečné je znát rozdíl mezi účtem 531, kam patří silniční daň, a účtem 542, kam patří zmiňované sankce. Pro pokročilejší je klíčové rozlišovat případné interní poplatky, například při účtování v rámci skupiny podniků.

Shrnutí zní jasně – pokud platíte něco, co stát uznává jako sankci, penále nebo poplatek, a není to přímo daň z příjmů, DPH, spotřební daň, silniční daň apod., je velmi pravděpodobné, že skončíte právě na účtu 542. Pro všechny, kdo nechtějí přehlédnout některý detail, doporučuji si vést zvlášť evidenci těchto nákladů – může být podstatné i pro následné kontroly z úřadu a pro daňové přiznání.

Příklady situací a co do účtu 542 nepatří

Když se ve firmě řeší, co patří na účet 542, často lítají otázky: A patří tam i poplatek za parkování, když mám firemní auto? Co s poplatkem za skládku, když je to povinné podle zákona? Je jasné, že účetnictví není natahovací guma. Je ale možné dát pár praktických příkladů, kdy účet 542 jednoznačně použít a kdy naopak sáhnout po jiném účtu. Tak třeba:

• Pokuty a penále: Typicky daňové penále nebo pokuty od státní správy. Když firma zapomene odevzdat přiznání, dostane pokutu. Tu účtujete právě sem, protože je daňově neuznatelná.
• Povinné poplatky vyplývající z právní úpravy: Není to daň, ale zákon vás k této platbě zavazuje. Například ekologický poplatek při první registraci staršího vozidla nebo poplatek za vklad do katastru nemovitostí.
• Peníze zaplacené za porušení smluvních podmínek: Třeba když vám dodavatel vystaví fakturu za pozdní zaplacení.

Sem rozhodně nepatří běžné daňové platby jako například silniční daň – tu účtujete na účet 531. Stejně tak DPH má své místo na účtech skupiny 34. Do účtu 542 nepatří ani mzdové náklady nebo sociální a zdravotní pojištění zaměstnanců, i když se jedná o povinné platby státu. Je fajn to rozlišovat, protože při špatném zaúčtování hrozí jednak zmatek ve finančních výkazech, jednak pokuty od úředníků, pokud při kontrole zjistí, že máte peníze na špatných účtech.

Je tu ještě jeden důležitý detail. U některých poplatků záleží na tom, proč je platíte. Poplatek za zápis do obchodního rejstříku v souvislosti se založením firmy dáváte na účet 548 (Ostatní provozní náklady), nikoli 542. Když ale dostanete pokutu za nesplnění zápisu, skončí právě tady, na účtu 542. Pokud si účetní není jistý, doporučuje se vždy poradit s daňovým poradcem – každá chyba může stát peníze.

Fajn je si vše pravidelně kontrolovat – i při daňové kontrole je účet 542 pod drobnohledem. Úředníci velmi rádi zkoumají, jestli jste si do účetnictví „nemočili“ více peněz, než je zdrávo, a hledají, zda jste náhodou některý z těchto nákladů neodečetli z daní, i když jste neměli. Pamatujte si, že účet 542 je spíš „popelnice“ na daňově neuznatelné náklady, nikoli místo pro tvůrčí účetní experimenty.

Několikrát ročně je užitečné zkontrolovat nejen stav tohoto účtu, ale i příslušné doklady. Někdy se stane, že faktura, která měla skončit mezi uznatelnými náklady, se omylem zařadí sem. Výsledek? Zbytečně přijdete o možnost snížit si daňový základ.

Tipy pro správné účtování a minimalizaci chyb

Nejlepší obrana proti přeplatkům na daních a zmatkům v účetnictví je pořádek. U účtu 542 platí dvojnásob. Jak to udělat? Především si každý účet a typ platby zapisujte a přiřazujte správně již během roku. Vůbec nejlepší je investovat do kvalitního účetního softwaru, který vám dovolí přesně označovat, jaký je důvod platby, co bylo skutečně zaplaceno, a hlavně – jestli jde o daňově uznatelný, nebo neuznatelný náklad.

Nezapomínejte, že vedení přehledné interní evidence ušetří čas i nervy při jakékoliv kontrole. Kontroloři z finančního úřadu nebo auditorské firmy rádi začínají právě na účtech typu 542, protože je tu větší pravděpodobnost chyby. Čím lépe budete mít doklady k jednotlivým poplatkům, pokutám nebo penále uspořádané, tím hladší bude kontrola.

Hodně pomáhá nastavit si pravidlo: u každé položky na účtu 542 doložit konkrétní důvod a příslušný právní předpis. Pokud je někdo ve firmě odpovědný za správu vozového parku, dohodněte, že všechny doklady z magistrátu nebo pokuty jdou nejdřív na stůl účetní, až potom do evidence a případně na tento účet.

Pozor, některé položky se mohou v průběhu legislativního roku změnit. To znamená, že něco, co bylo loni uznatelný náklad, letos skončí na účtu 542. Sledujte novinky, Finanční správa resp. Ministerstvo financí je zveřejňuje na svých stránkách, popříkladě se vyplatí přihlásit se k odběru novinek například u Komory daňových poradců. Rychlý tip? Každé čtvrtletí si prohlédněte, co na účtu 542 přibylo a proč.

Když nechcete zbytečně přicházet o peníze, zkuste si například několik nejčastějších situací zapsat do tabulky, co podnikáte, jaké poplatky vám hrozí, a nechte si poradit od účetní, jak to správně zaúčtovat. Některé firmy mají dokonce interní směrnici, která jasně říká, co na účet 542 putuje automaticky a co musí projít přes daňového poradce ke schválení.

Pokud pracujete ve firmě, kde jsou časté výjezdy nebo hodně operací na hranici uznatelnosti (třeba síť prodejen nebo firma s velkým vozovým parkem), stane se vám, že účet 542 každoročně poletí nahoru. Právě zde je největší prostor ušetřit – a to především důslednou prevencí pokut a penále. Většinu těchto nákladů lze srazit praktickým školením nebo nastavením lepší vnitřní kontroly plnění zákonných povinností.

Nezapomeňte ani na důsledné značení dokladů a popisování jejich smyslu, protože například při fúzi firem nebo při změně účetní programu se mohou některé položky „přestěhovat“. Jakmile nevíte, proč byla faktura do účtu 542 zařazena, hrozí problém.

Vyplatí se jednou za rok udělat komplexní revizi a poradit se s daňovým poradcem, který má čerstvé informace z posledních změn právní úpravy. Účetní tak navíc získá nové tipy, kterým chybám předejít v budoucnu.

A konečně: účet 542 není váš kamarád, ale není ani nepřítel. Je to svědomitý zapisovatel všeho, co musíte zaplatit navíc. Dobře vedený vám může zachránit peníze i reputaci u kontroly. Naštvěte se jen na sebe, pokud zjistíte, že zbytečně platíte penále z nedbalosti. Nezapomeňte si hýčkat své doklady, vědět o každé pokutě a udělat si v papírech pořádek. Čím méně bude na účtu 542 pohybu, tím lépe pro vaši peněženku – a klidný spánek.